.png)
Pojedinačno, ovo može izgledati kao manje smetnje. Ali sa više lokacija, radom u smenama, većom radnom snagom i nekoliko HR procesa koji se odvijaju paralelno, mogu se brzo pretvoriti u dugotrajne i teško prative načine rada.
Prikupili smo 4 tipična HR horora - i šta ih može učiniti manje strašnim.
Važne informacije, smernice, podsetnici, prilozi i pitanja završavaju u jednoj beskrajnoj niti imejlova. Zatim dolaze poznate rečenice: „Nisam video/la.“ „Možete li ponovo da pošaljete?“ „Koji je prilog najnovija verzija?“
A onda postoje i kolege koje nikada ne prime poruke. Oni ne sede ispred računara ceo dan, nemaju imejl adresu kompanije, rade u drugoj smeni ili jednostavno pokušavamo da ih kontaktiramo putem kanala koji nije deo njihove svakodnevne rutine.
U ovim slučajevima, odeljenje za ljudske resurse pokušava da dostavi iste informacije putem menadžera, štampanih obaveštenja, grupa za ćaskanje ili prosleđenih poruka. Što više interne komunikacije pokušavamo da upravljamo putem imejla ili odvojenih kanala, to je teže osigurati da zaista važne poruke stignu do prave osobe u pravo vreme. U međuvremenu, odeljenje za ljudske resurse provodi sve više vremena ponovno slanje, pretraživanje i praćenje.
Šta ga čini manje zastrašujućim? Centralna, mobilno pristupačna, ciljana komunikaciona platforma gde zaposleni dobijaju samo informacije koje su im relevantne, informacije o kompaniji ne moraju da se takmiče sa svakodnevnim imejlovima i sve se kasnije može lako ponovo pronaći.
Novi kolega stiže, ali nije jasno šta treba da se desi pre njegovog prvog dana, tokom prve nedelje ili tokom celog probnog perioda. Odeljenje za ljudske resurse šalje informacije, menadžer dodeljuje nekoliko zadataka, IT sektor se bavi dozvolama pristupa - ali ne postoji jedinstveno mesto koje prikazuje ko je šta završio i šta još treba da se uradi.
Uvođenje u posao može lako postati zavisno od pojedinačnih ljudi. Iste informacije moraju biti ponovo poslate, zadaci moraju biti praćeni odvojeno, a novi zaposleni često mora da postavlja pitanja jer ne zna šta sledi.
Šta ga čini manje zastrašujućim? Strukturirani proces uvođenja u posao gde se potrebne informacije, zadaci i sledeći koraci mogu pripremiti unapred, i svi uključeni mogu videti koliko je proces uvođenja napredovao.
Obavezna obuka, materijali o bezbednosti na radu, kursevi o usklađenosti ili interni sadržaj za učenje. Sadržaj je spreman, ali tek tada počinje prava noćna mora: ko ga je primio, ko ga je započeo, ko ga je završio, kome je još uvek potreban podsetnik i šta možemo pokazati ako je završetak potrebno kasnije dokazati?
Kada se zapisi o obuci vode u tabelama, imejlovima ili odvojenim sistemima, odeljenje za ljudske resurse i odeljenje za učenje i razvoj troše značajnu količinu vremena na ručno praćenje.
Šta ga čini manje zastrašujućim? Digitalni procesi učenja , automatski podsetnici i transparentni podaci o završetku koji jasno pokazuju ko je u kojoj fazi.
Zahtevi za odsustvo, zahtevi za dokumenta, izmene podataka, sertifikati, pitanja ili odobrenja od strane ljudskih resursa. Ništa od ovoga nije komplikovano samo po sebi – problem počinje kada svaki zahtev stigne preko drugog kanala, statusi se moraju proveravati odvojeno, a prijemno sanduče odeljenja za ljudske resurse postaje sistem za upravljanje procesima.
Pored toga, potrebne informacije nije uvek lako pronaći. Politiku na deljenom disku. Materijal za uvođenje u imejlu. Dokument za obuku u drugom sistemu. HR obrazac u fascikli. Informacije specifične za lokaciju u grupi za ćaskanje. I negde, sigurno, postoji i najnovija verzija.
Zaposleni pita gde se nalazi njihov zahtev. Odeljenje za ljudske resurse traži imejl. Neko ga još nije odobrio. Nedostaje dokument. U međuvremenu, informacije su raštrkane na previše mesta, što dovodi do većeg pretraživanja, korišćenja zastarelih verzija i ponovljenih pitanja. Svaki zadatak je mali, ali sva ta administracija malog obima se brzo nagomila.
Šta ga čini manje zastrašujućim? Digitalizovani zahtevi za ljudske resurse , jasni statusi i dobro strukturirana, lako pretraživa baza znanja gde zaposleni mogu sami da pronađu potrebne informacije, bez potrebe da se svaki korak prosleđuje i prati ručno.
Nije stvar u tome da HR radi nešto pogrešno. Umesto toga, ručna rešenja koja su nekada bila upravljiva više se ne mogu skalirati kako organizacija raste. Sa više zaposlenih, više lokacija, više smena, više novih zaposlenih, više obuka i više HR zahteva, sve je teže jasno videti celokupno putovanje zaposlenog kroz imejlove, tabele i odvojene sisteme.
Dobro iskustvo zaposlenih nije dobro samo zato što postoji još jedna nova platforma. Dobro je kada zaposleni mogu lako da pristupe onome što im je potrebno, kada odeljenje za ljudske resurse ima manje stvari za ručno praćenje, a status važnih procesa postaje vidljiv.
Zato Blue Colibri tretira internu komunikaciju, uvođenje u posao, digitalno učenje i HR administraciju kao delove istog iskustva zaposlenih.
Rešite kviz od 5 pitanja za Noć veštica i saznajte koji je problem najjači u vašoj organizaciji: vampir e-pošte, duh uvođenja u posao, veštica za obuku ili mumija birokratije.
5 pitanja, oko 2 minuta.
