Ako se vaša kompanija uskoro podvrgava digitalnoj transformaciji i mogli biste da koristite neke stručne savete kako da počnete da transformišete svoj onboarding i šta da očekujete nakon što novi sistem bude postavljen, naš članak je baš za vas. Kroz praktične primere, neki od naših partnera sada sa vama dele svoja iskustva i savete iz prve ruke: Lídia Blaskovics, specijalista za komunikacije iz Gintner-Tata Kft, Andrea Sápi, specijalista za obuku i razvoj iz Trenkwalder Grupe i Beáta Heiling-Koltai, specijalista za obuku i komunikacije iz RUAG Mađarske Ammotec Inc. Koji su bili njihovi razlozi za poиetak? Na šta vredi obratiti pažnju? Kakav uticaj je uvođenje digitalnog onboardinga imalo na kompaniju? I naravno: šta zaposleni misle?
1. Ne uzimajte svoje vreme i isplatiće vam se više puta!
Jedna od velikih prednosti digitalnog ukrcavanja je ta što proces morate da kreirate samo jednom u aplikaciji kompanije, a zatim može da se automatizuje. Nema potrebe da trošite vreme na duge treninge, a novi učesnici mogu da rade kroz raspoloživi materijal po sopstvenom rasporedu - na način koji se može lako proceniti.
Sve to u praksi
- U Güntner-Tata d.o.o., ukrcavanje se nekada obavljalo kroz prezentacije uživo. Regionalne prezentacije imali su zaposleni u tim regionima, koji su tako svakog ponedeljka uzimali 30-60 minuta slobodno. Sa digitalnim ukrcavanjem, proces ukrcavanja je sa 2 dana na samo 1 dan. To je oslobađalo 7 sati nedeljno za osoblje koje je pridošlicama lično dalo važne informacije o svojoj oblasti.
- S obzirom da Trenkvalder grupa sada nudi video sadržaj za nove regrute, oni mogu da provedu manje vremena pokazujući kako se koriste baze podataka, a više vremena koncentrišući se na prenos znanja za projekte. Kao rezultat toga, neke lične orijentacije mogle bi da se kombinuju i prilagode.
Savet: Priprema za digitalno ukrcavanje zahteva mnogo rada da bi digitalni materijali bili spremni, ali vredi jer štedi kompaniji vreme kada se pokrene. (Güntner-Tata Kft.)
2. Fokusirajte se na sadržaj i "čudo se dešava"!
Pored obaveza na poslu, novi kolega će morati da se upozna i sa nizom drugih stvari. Sam interfejs kompanije će biti nov, oni će morati da se posavrše kompaniji i timu, pohađaju kurseve obuke kao što su protivpožarna i bezbednosna obuka itd. Uspešan digitalni ukrcavanje zahteva dobro pripremljen sadržaj i namerno dizajnirane testove.
Sve to u praksi
- Trenvalderov ceo proces ukrcavanja je inoviran. Postojeći profesionalni resursi su modifikovani tako da imaju novi brendirani izgled i osećaj. Novi materijali su unapredili saradnju i razmenu znanja unutar kompanije kreiranjem jedinstvenog digitalnog onboarding programa u više profesionalnih oblasti.
- Ceo RUAG Mađarski Ammotec Inc. je učestvovao u kompilaciji sadržaja na brodu. Svi elementi, čak i oni u kojima je lično prisustvo od suštinskog značaja (poseta fabrici, poseta balističkoj stanici), digitalizovani su i mogu se kod kuće posmatrati i od strane zaposlenih u beloj kragni i plavoj kragni. Svim učesnicima se tako daje dosledna slika i nivo znanja tako da ne samo da "grade zidove" već znaju da "grade crkvu".
Savet: Pre implementacije, već bi trebalo da ispitamo koji sadržaj, procesi i sistemi će se verovatno promeniti u bliskoj budućnosti, a vredi započeti digitalizaciju u onim oblastima u kojima se takve promene ne očekuju. Takođe se isplati unapred definisati ukupnu temu, u tu svrhu je preporučljivo sprovesti anketu o poslu sa HR strane pre početka projekta kako bismo dobili kompletnu sliku na koju grupu zadataka vredi fokusirati prilikom razvoja nastavnog plana i programa. Najveća pomoć u projektovanju takvog sistema digitalnog nastavnog programa je izrada plana projekta i rasporeda. Isplati se definisati format u kome želite da predstavite procese (video, prezentacija...), da unapred razmislite o sadržaju koji želite da digitalizujete i gde je važno da uparite prezentacije uživo sa digitalnim sadržajem. (Trenkwalder Group)
3. Jedna aplikacija + jedan alat + jedan pristup, i bum, proces počinje!
Na brodu nove kolege mogu da se automatizuju putem digitalnog ukrcavanja, samo pomoću pametnog telefona, tableta ili računara, a mogu da dovrše i pregledaju materijale svojim tempom, kad god požele. Bez obzira na to da li vaši novi regruti pregledaju materijale sa kioska, laptopova ili sopstvenih uređaja u fabrici ili poslovnoj zgradi, ništa im neće nedostajati.
Sve to u praksi
- U Gintner-Tata Kft., u početku su strahovali da će malo ljudi želeti da radi lekcije na svojim uređajima, ali se pokazalo da nisu u pravu. Novi učesnici su jedva čekali da preuzmu aplikaciju i započnu proces ukrcavanja.
- Nove kolege u Trenkvalder grupi imaće pristup digitalnom sistemu e-učenja u prvih nekoliko dana, gde će moći da nauče osnove organizacione strukture. Oni mogu da dobiju sveobuhvatan pregled svojih odgovornosti za posao i načina korišćenja baza podataka, a odvojene grupe na brodu su podešene da kontrolišu ko može da pristupi trenutnom materijalu za obuku. Oni su takođe počeli da koriste funkciju administratora za materijale za e-učenje kako bi menadžeri mogli da prate gde su novi učesnici u procesu.
- U RUAG Mađarskoj ammotec Inc., na dan ulaska, nakon potpisivanja neophodne papirologije, prva prezentacija na brodu je o korporativnoj komunikaciji, gde svi zaposleni odmah instaliraju aplikaciju na svoje telefone i počinju da koriste digitalizovani onboarding interfejs i funkciju prepoznavanja, kao i da saznaju o najvažnijim aktuelnim vestima. Na ovaj način odmah postaju aktivni korisnici.
Savet: Ako koristite video sadržaj u digitalnom onboardingu, možda ćete želeti da obezbedite preduzeću tablet računare i slušalice da podrže proces. Tableti omogućavaju kolegama da pregledaju video zapise i prezentacije u većoj rezoluciji. (Güntner-Tata Kft.)
4. Proverite znanje koje ste stekli!
Važno je da znate gde je novi učesnik u procesu učenja, ali ne zaboravite da procenite stečeno znanje. Korisna je povratna informacija za pridošlicu da bude siguran, kroz testove, da razume i zna sve neophodne informacije, i, naravno, kompanija se takođe može uveriti da je obuka bila efikasna bez lične obuke.
Sve to u praksi
- Na kraju procesa ukrcavanja, nove kolege ruAG Mađarske Ammotec Inc., koje ulaze u proizvodnju, moraju da polažu onlajn osnovni ispit. To će pokazati da li su bili svesni vrste fabrike u koju dolaze, vrste posla koji će započeti, kao i suštinskih pravila kojih moraju da se posamo da bi zaštitili sebe i celu fabriku.
- U Trenkvalder grupi, upotreba video funkcije omogućila je novim kolegama da dođu u orijentaciju licem u lice sa prethodnim znanjem i pitanjima nakon obrade materijala. To je znatno povećalo efikasnost procesa učenja.
Saveti:
- Uvek merite uticaj ukrcavanja, a pred kraj perioda obuke vredi tražiti povratnu informaciju kako bi se videlo kako se informacije o kompaniji sprovode u svakodnevnom životu fabrike. (RUAG Hungarian Ammotec Inc.)
- Da bi znanje stečeno bilo merljivo, vredi unapred definisati gradivo koje će biti testirano i nivo praga za uspešan završetak lekcije (Trenkwalder Group)
5. Misli individualno, misli tim!
Digitalno ukrcavanje nije potpuno odustajanje od personalizacije, u stvari! To je kanal koji pridošlice može učiniti udobnijim, i pružiti im mogućnost da dobiju temeljnu orijentaciju, vežbaju, ponavljaju i usaglaše kompaniju svojim tempom.
Sve to u praksi
- Zahvaljujući digitalnom ukrcavanju u RUAG Ammotec Hungary, povratne informacije zaposlenih ukazuju na to da je integracija u tim postala lakša, uzajamno uvažavanje je poraslo i tenzije između različitih odeljenja su se smanjile. Povratne informacije na kraju probnog perioda pokazale su da je većina odeljenja smatrala da je znanje stečeno tokom ukrcavanja korisno.
- Zaposleni u Güntner-Tata Kft. takođe su dali pozitivne povratne informacije o digitalnom onboardingu, npr.
- Nakon obrade materijala za e-učenje, nove kolege iz Trenkvalder grupe već imaju opštu ideju o sistemu, imaju konkretna pitanja o tome i mogu da započnu lično učenje sa nekim preliminarnim znanjem. Menadžeri su zadovoljniji, a sve više menadžera ukazuje na potrebu da se digitalni materijali znanja razvijaju u njihovim oblastima.
Savet: Kvizovi i nagrade se mogu koristiti za podsticanje novih zaposlenih na učenje. U proizvodnom pogonu je od suštinskog značaja uključiti fizičko osoblje: ako svi dobiju isto ukrcavanje, pojačan je timski duh i uzajamno poštovanje. (RUAG Hungarian Ammotec Inc. )
+1. Veliko pitanje: zašto uopšte?
Svaka kompanija je drugačija, ali svakako ima mnogo sličnih izazova. Digitalizacija procesa ukrcavanja može da smanji opterećenje kompanije na više načina, a takođe i da otvori nove mogućnosti za zaposlene.
Motivacije naših partnera
- Zadržavanje osoblja: glavna motivacija RUAG Mađarske ammotec Inc. bila je zadržavanje zaposlenih kroz što nesmetaniji ulazak i integraciju novih kolega. U njihovoj kompaniji digitalizacija sada dopunjuje treninge uživo, tako da kolege mogu ponovo da pregledaju sve informacije. Jačanje usaglašenosti takođe je bilo važno.
- Koherentna baza znanja: Trenkvalder grupa je želela da napravi jedinstveni plan obuke za svojih više od 20 lokacija kako bi jedno telo znanja moglo da se prosledi novim kolegama. Oni su takođe želeli da osiguraju da novi zaposleni mogu što pre da se presele na proizvodnu poziciju.
- Smanjenje obima posla: Gintner-Tata Kft. je hteo da smanji obim posla njihovih pripravnih. Na početku koronavirusa želeli su i da smanje broj kontakata, što je bio još jedan argument u korist digitalizacije.
Ako želite da saznate više o digitalnom onboardingu, na našem veb sajtu ima mnogo više sadržaja.
