Efikasna organizaciona komunikacija je jedan od najvećih izazova. Iako se moderni kanali i metode pojavljuju zahvaljujući tehnološkom razvoju, izazovi ostaju — bilo da se radi o besomučnom haosu e-pošte, nedostatku povratnih informacija ili efikasnoj povezanosti sa kolegama koji rade u dalekim krajovima sveta.
Prikupili smo 10 najčešćih komunikacionih izazova u ovom postu i pokazali vam kako prilagođena aplikacija za internu komunikaciju može da pomogne.
Možda se sećamo časove jezičke umetnosti, da je komunikacija definisana kao zajednički, dvosmerni razgovor (sa 1-2 zapažena izuzetka). Ali baš kao što učenje u osnovnoj školi u najboljem slučaju ostaje maglovito, tako je verovatno da smo zaboravili i ovu specifičnu lekciju. Nažalost, kada međusobna razmena postane jednosmerna, kvalitet razgovora je znatno smanjen.
Povratne informacije unutar kompanije imaju posebnu ulogu, jer je posebno ovakva situacija ta koja treba da bude razmena. Sesije povratnih informacija nisu samo prilika za menadžere da se zakažu za dostignuća zaposlenih, vež i šansa za zaposlene da razgovaraju o tome kako se osećaju, kako misle da se zajednički rad ostvaruje u kompaniji i što je više od toga. Ako kolege ne dobiju ili ne daju povratnu informaciju, njihova motivacija može da se smanji, njihov pristup poslu je potpuno promenjen, a na to utiče i na njihovu posvećenost.
Zaposleni koji imaju koristi od redovnih prijavljivanja i imaju mogućnost da pruže povratne informacije mnogo je veća mogućnost da se drže kompanije nego oni kolege koji su zapostavljeni. Ne govorimo samo o pozitivnim povratnim informacijama, već i negativnim – poenta je da bi trebalo da postoji prilika za razmenu.
I treba ga obezbediti na najlakši mogući način.
Samo razmislite o tome kako je lako reagovati na nešto na Fejsbuku. Može vam se svideti objava, ostaviti komentar ili deliti sadržaj koji nam se dopada u sekundama. Ima smisla da komunikaciona platforma kompanije funkcioniše na isti način. Ako uvedete aplikaciju za interne komunikacije, gde je jednako lako pružiti povratne informacije kao i u svakom danu interakcije na društvenim mrežama, korišćenje će postati druga priroda vašim zaposlenima.
Pored telefonskih poziva, tekstualnih poruka, poruka za ćaskanje, obaveštenja na društvenim mrežama i ličnih sastanaka, prosečna osoba će primati i do 120 mejlova dnevno. Nije ni čudo što se važne informacije lako mogu izgubiti u okeanu mejlova. Pored ovoga, preopterećeni prijemni poštanski sandučići e-pošte mogu imati frustrirajući efekat na kolege. Pregledanje mejlova u ponedeljak ne bi trebalo da liči na iscrpljujuću ekspediciju na Mont Everestu.
Pregledanje mejlova u ponedeljak ne bi trebalo da sliči na iscrpljujuću ekspediciju na Mont Everestu.
Ako razmenjujete brojne e-poruke sa jednostavnim porukama u internoj aplikaciji za komunikacijsku aplikaciju kao što je Blue Colibri, nikada se više nećete izgubiti u džungli svog prijemnog poštanskog sandučeta i spasićeš se od rastuće kolekcije nebitnih "cc" mejlova. Poruke koje šaljete mogu biti jednostavne i kratke, deljene samo sa onima na koje zaista utiče data tema.
Vodeći uzrok frustracije zaposlenih na radnom mestu je opšti nedostatak informacija. Obično su menadžment žrtveni janjci ovde. Menadžeri koji zadržavaju određene detalje i samo kaplju goli minimum o važnim promenama.
To čini da se zaposleni osećaju van organizacije i izostavljeni iz veće slike kompanije.
Stvaranje kulture kompanije koja podržava nizvodno, uzvodno i opštu komunikaciju ne može se dovoljno naglasiti.
Informisanje zaposlenih i njihovo osećaj da se čuju povećava njihovu posvećenost.
Zaposleni mogu da proslede ideje u "idejnu kutiju" na Blue Colibri App i prosleđuju mišljenja tako što ćete se baviti pitanjima kroz kvizove i ankete. Pomoću ove alatke možete da angažujete zaposlene u organizacionom razvoju, pa čak i da saradnički dizajnirate buduća dešavanja.
Generalno ne volimo da koristimo nove komunikacione alatke koje nam nisu poznate ili koje imaju preterano složene karakteristike. Danas su pametni telefoni najrasprostranjeniji uređaji. Šta više, za samo nekoliko godina, do 2025. godine, 75 odsto radne snage će biti generacija YZ, a
98% njih imaće pametni telefon u džepu, čak i na poslu.
75% zaposlenih van ureda pronalazi komunikaciju na prilagođenoj aplikaciji mnogo jednostavniju i efektivniju od drugih "zastarelih" rešenja kao što su interna mreža, e-pošta ili štampani materijali. Ako angažujete radnu snagu na uređajima koje već koriste, mnogo su veće šanse da će i oni početi da je koriste za komunikaciju, jer postoji manja prepreka za ulazak.
Jaki preboarding i onboarding procesi su izuzetno važni za zadržavanje novih zaposlenika. To je traćenje resursa koje treba potrošiti na regrutovanje, komunikacije i brendiranje poslodavaca, ako prestanemo da ulažemo u saigrača kada se pridruže. Prema podacima,
novo zapošljavanje trebalo bi da bude ručno u prvih 3-6 meseci, sa različitim nivoima pažnje.
U početku bi trebalo da dobiju pojačanu pažnju, kasnije možete da popustite, ali kontinuirano i posledično praćenje, angažovanje i povratne informacije su obavezno u prvoj polovini godine, inače bi novozaposleni saigrač mogao brzo da nastavi dalje.
Aplikacije za internu komunikaciju kao što su Blue Colibri pojednostavite proces, jer možete upoznati svog novog saigrača sa timom na jednom mestu, upoznati ih sa kulturnim stubovima kompanije, poslati im smernice, pa čak i koristiti gamifikaciju kako biste ih angažovali kroz izazove (ili pronađite aparat za kafu u prizemlju), kao i zatražiti povratnu informaciju putem upitnika, ohrabrujući ih da podele svoje mišljenje o procesima i gde bi im mogla biti potrebna dodatna podrška.
U kompanijama u kojima ljudi rade u međunarodnim sredinama, jezička raznolikost može da stvori Babelovu situaciju nalik kuli. Nemoguće je zamisliti kako izgleda efikasan rad ako ne govorimo istim jezikom. Višejezično okruženje čini rad sporim i manje efikasnim u timovima i na različitim lokacijama. Zato je vredno najavljivati vesti kompanije na svakom jeziku, obezbediti lako dostupne prevode i investirati u međukulturnu obuku.
Izvan komunikacije, govorenje različitih jezika utiče i na naše misaone procese. Postoji poznata hipoteza iz oblasti psiholingvistike, nauke jezika i psihologije, koja kaže da naš maternji jezik nije samo naše glavno sredstvo za izražavanje naših misli, već da ima uticaja i na naše misaone procese.
Ljudi koji govore različitim jezicima gledaju na svet na različite načine.
To čini zajednički rad fundamentalno težim, u višejezičnom okruženju sa različitim kulturnim tradicijama još više.
Kao primer, zamislite da menadžeri američkog ogranka sednu sa indijskim ogrankom. Za Amerikance je tačnost znak učtivosti, dok je vreme mnogo fleksibilniji koncept za indijske kolege, sa prostorom za kašnjenje od 15-30 minuta. Da li ste znali da je u Kini običaj da odbijete poklon bar tri puta pre nego što prihvatite? Ili da Holanđani čestitaju svakom članu porodice nečiji rođendan? S druge strane, Fincima ne bi bilo čudno da održe poslovni sastanak u pregaženoj, sparnoj zimskoj sauni.
Da bi se vaši zaposleni osećali kao
više od štipka u mašini,
i da bi se identifikovali sa vrednostima kompanije i angažovali, nezamenljivo im je da shvate kuda ide organizacija, kakve promene mogu da očekuju i kakva je njihova uloga u velikoj slici. Nema ništa neprijatnije nego kada zaposleni saznaju za (stvarne ili zamišljene) promene na tržištu koje utiču na kompaniju iz spoljnih medija...
U mnogim kompanijama, bilteni su glavni metod održavanja aute zaposlenima u pogledu unutrašnjih i spoljnih kretanja. Ali ovi bilteni su često neorganizovani i nedostaje mnogo važnih informacija. Aplikacije za podršku internim komunikacijama kao što su Blue Colibri učinite ceo proces mnogo jednostavnijim. Jednim klikom možemo poslati sažete, sveobuhvatne informativne vesti pametnim telefonima zaposlenih, sa većim šansama da stignu na odredište od
da ste ga poslali u preopterećeno prijemno poštansko sanduče e-pošte.
Komunicirati ili ne komunicirati, to je pitanje. Pre nego što bilo šta podelite, uvek je važno da razmislite da li su informacije vredne vesti ili ne. Ako jeste, sledeći korak je da razmislite sa koje grupe je važno da ih podelite i kada. Korisno je kreirati različite korisničke grupe (nova zapošljavanja, prodajne timove itd.), sa kojima možemo da delimo fokusiraniji sadržaj. Možete kreirati različite grupe na Blue Colibri, segmentiranje primalaca u skladu sa lokacijom, projektom ili timom da bi se sadržaj u skladu sa tim ciljao.
Različiti timovi imaju saigrače sa različitim profesionalnim pozadinama i nivoom iskustva. Ako zaposleni ne poštuju jedni druge zbog ove razlike, to često može dovesti do nesporazuma, čak i kada bi zaista mogli da imaju koristi od toga.
"Deljenje je brižno,"
poznati slogan društvenih medija, drži svoje i u poslovnom svetu. Ako se zaposleni ohrabre da međusobno podele svoja iskustva (najlakše na platformi dizajniranoj baš iz tog razloga) onda komunikacija i saradnja postaju mnogo glatkiji i odlučno bolji.
Tone HR odeljenja misle da nemaju dovoljno sredstava za stvaranje sopstvenih internih komunikacionih sistema ili misle da rezultati neće obezbediti veliki povraćaj investicija. Ali kontinuirani razvoj tehnologije i usluga, kao što je Blue Colibri, kreiraju pristupačna rešenja za kompanije koje ne moraju ni da brinu o uvođenju novog sistema — profesionalac pomaže procesu u celom toku.
Ako ste se identifikovali sa nekim od problema u postu, a tražite rešenje koje poboljšava internu komunikaciju prilagođenu vašim potrebama, javite se!
