Da evoluiramo, razvijamo, digitalizujemo, stižemo do zaposlenih, formiramo pravu zajednicu - poznate ciljeve i pravce u bilo kojoj kompaniji. Pored ograničenja pandemije i ekonomskih izazova, period koronavirusa došao je do kompanija kao veoma iznenadni motivator u smislu hitnosti razvoja interne komunikacije. Ovo se ne može više odlagati. U 2020-im, rešenja kao što su korporativni mejlovi i nepotrebno mnoštvo sastanaka jednostavno će morati da se prevaziđu.
Međutim, važi i za hotelsku industriju da se velike promene često odlažu iz prilično banalnih razloga. Svakodnevni zadaci nas pregaze, bojimo se da će promene uplašiti naše kolege, kao da cela kompanija mora da stane na neko vreme zbog takve transformacije. Judit Gál, direktorka marketinga i komunikacija hotela Danubius, podelila je svoja iskustva o tome kako ovo drugo ne mora da bude slučaj.
Danubius Zrt. Prisutan je u Mađarskoj sa 16 hotela - pod pokroviteljstvom 4 brenda - i centralnom poslovnom zgradom sa ukupno više od 1.600 zaposlenih. Većina njih radi u hotelskim operacijama što je otežano, s obzirom da uglavnom kancelarijski radnici imaju korporativne imejl adrese, što je mali deo ukupnog broja popisiva. Dakle, nije teško zamisliti kako intenzivne promene može da uvede nova platforma (za ovu promjenu Danubius Hotels je izabrao mađarski razvijen Blue Colibri u jesen 2019), kojoj zaposleni čak mogu da pristupe sa sopstvenih telefona preko aplikacije. Cilj nije bio samo da se onima koji rade na polju operacija omogući da se brzo i efikasno informišu ili da poboljšaju protok vesti i informacija. Judit Gál je rekla da je njihov glavni cilj izgradnja zajednica unutar kompanije. Formirana je i odvojena zajednica za 150 lidera koji se, iako geografski udaljeni, suočavaju sa sličnim izazovima iz dana u dan. Kroz digitalizaciju uspeli su da stvore zajedničku platformu za upravljanje. Oni su takođe pokrenuli aktivnosti kako bi se bolje razumeli na platformi, kao i pružanje informacija iz prve ruke od menadžera menadžerima.
Međutim, transformacija korporativne interne komunikacije koja je norma dugi niz godina, često decenija, nije svakodnevni zadatak - tranzicija nije magična. Štaviše, čak i uz pažljivu pripremu i planiranje, možete biti uspešni samo ako zaposleni mogu lako da se uključe u novu platformu, uživaju u njenom korišćenju i prepoznaju njene prednosti. Baš kao i u mnogim drugim stvarima, tajna leži u principu ocenjivanja i u ovom slučaju.
Judit Gál je rekla da je Danubius započeo prelasak za jedan od njihovih velikih korporativnih događaja u godini, jesenje sportske dane. "Posvetili smo zasebni štand aplikaciji. Ovde bi kolege mogle da isprobaju platformu na opušten način, a mi smo im pomogli oko registracije. "
Oni su potom posetili svaki od svojih hotela u sklopu projketa digitalizacije gde su pomogli u registraciji u prostor zajednice velikog broja osoblja. "Orijentaciju su takođe podržali posteri, lkako dostupne informacije, animacije koje su pokrenute na TV ekranu i štampani propratni sadržaji. Tokom 3 meseca tranzicije, nedeljni bilten e-pošte i aplikacija bili su dostupni u isto vreme. U poslednjim izdanjima biltena promovisali smo platformu i pružili detaljne informacije o novoj aplikaciji. « Developeri Blue Colibri tima su takođe mnogo pomogli oko priprema.
Zahvaljujući novom sistemu primećena je najbrža pozitivna promena u protoku informacija. Na primer, tokom zatvaranja hotela zbog epidemije koronavirusa, bilo je lakše biti u kontaktu sa kolegama i odmah ih obavestiti, ali nova platforma je takođe stvorila prostor za život zajednice kada nisu mogli lično da se sretnu.
"Funkcija Zajednice u aplikaciji nam omogućava da organizujemo naše kolege u veliku zajednicu: proces je daleko od kraja, ali oni koji rade u svakom hotelu ili centru sada mogu lakše da saznaju šta se dešava na drugim lokacijama u kompaniji. Kao korisnik, sve kolege mogu da pristupe aplikaciji i sve više ljudi je koristi aktivno. Stariji zaposleni su jednako entuzijastični kao i njihovi mlađi saradnici koji ponekad nisu voljni da koriste tehnička rešenja ", kaže Džudit Gál. Ona je potom dodala da pored toga što ostaju informisani i čitaju vesti, kolege koriste i interfejs za komunikaciju i preuzimanje mesečnih platnih izveštaja, a rado učestvuju i u igrama i kvizovima koji se reklamiraju u aplikaciji.
Značajan pomak u korišćenju bila je funkcija obaveštenja, koja omogućava zaposlenima da budu obavešteni o promenama koje utiču na njih u realnom vremenu. Štaviše, ove godine su porezne potvrde potrebne za povrat poreza na lični dohodak takođe dostupne na aplikaciji.
Kada govorimo o društvenom životu unutar kompanije, neminovno se pojavi da kolege ostanu pasivne i ništa od planiranog se ne desi. Judit Gál je istakla da oni već vide pozitivne rezultate jer njihova onlajn zajednica lidera može biti sve lakše informisana, uključena i mobilisana putem Danubius-ovog digitalnog kanala (npr. povratna informacija sa upitnikom, lični uvodi, božićne poruke jedni drugima).
Prema rečima direktora marketinga i komunikacija Hotela Danubius, ova nova platforma za internu komunikaciju takođe može da podrži razvoj procesa pre i za vreme onboardinga. Danas, u danima onboardinga, sve nove kolege se upoznaju sa aplikacijom i detaljno im je objašnjeno kako se koristi. Nova zapošljavanja već obezbeđuju stabilniju bazu korisnika i lako im je da uhvate korak sa svojim saradnicima. Ovakva struktura ima mnogo prednosti. Percepcija kompanije će se dugoročno poboljšati i zaposleni će postati posvećeniji. Oni vide značaj brzih i korektnih informacija, komunikacije na svom novom radnom mestu, kako bi se olakšala njihova integracija ne samo profesionalno, već i na nivou zajednice - kako lično tako i onlajn. Ovo stvara osećaj pripadnosti timu mnogo ranije.
Međutim, ostalo je još dosta planova jer postoji mnogo oblasti u kojima možete u potpunosti da iskoristite sopstvenu digitalnu platformu. Samo razmislite o tome da iskoristite prednosti preboardinga i e-učenja, dodala je Judit Gál. "Želeli bismo da aplikaciji damo veću ulogu u procesu onboardinga, ali već možemo da osetimo da smo na pravom putu."
"Kao jednoj od najvećih hotelskih kompanija u Mađarskoj, važno nam je da svi naši zaposleni koji rade u naših 16 hotela i glavnih kancelarija širom zemlje mogu da osete da smo jedan veliki tim. Platforma i mobilna aplikacija pružaju odličnu priliku da budu u kontaktu, informišu se i inspirišu. 50 godina smo bili tamo gde je akcija! - zahvaljujući aplikaciji, niko neće propustiti mnogo novih funkcija koje želimo da ponudimo našim gostima kako bi njihovo iskustvo bilo još nezaboravnije."
Márk Neuhauser
Menadžer za interne komunikacije
Danubius Zrt.
