Skoro 900 zaposlenih, raznovrsne lokacije, tim koji neprekidno raste - skoro svi vaši izazovi interne komunikacije na jednom mestu. Domaća logistička kompanija prešla je na digitalni teren i doživela sveobuhvatne promene. Putovanje od bledih rezultata internih publikacija zasnovanih na papiru do aktivirane, moderne zajednice.
Trans-Sped, mađarska kompanija, počela je kao međunarodni biznis za prosleđivanje tereta 1990. Više od 32 godine kasnije, grupa pruža složene logističke usluge sa 13 regionalnih centara i skoro 900 zaposlenih. Ove usluge se kreću od klasičnog skladištenja i transporta do složene logistike magacina i kompletne usluge webshopa, podržanih digitalnim rešenjima. Okupljanje organizacije ove veličine, koja je veoma fragmentirana kako geografski tako i u smislu aktivnosti, nije mali izazov. Trans-Spedova specijalista za komunikacije Barbara Balázsi, koja je odigrala ključnu ulogu u prozivci kompanije Blue Colibri, kažu da im je, kao što se mnoge kompanije bore, takođe bilo "teško da informacije u realnom vremenu teku svima" i da svoje kolege vozače informišu na putu. A kada se protok vesti i informacija fragmentira, to takođe može da utiče na život zajednice - teže je skovati tim.
U prošlosti su za rešavanje ovih problema korišćene kvartalno štampane interne novine, ali to na mnogo načina nije bilo savršeno rešenje. S jedne strane, bilo je mnogo papirnog otpada i, s druge strane, sadržaj je bio ograničen zbog obima papira. Barbara Balázsi je dodala da list može da sadrži samo retrospektivne informacije iz proteklog perioda, naravno.
Rukovodstvo Trans-Sped Kft., na inicijativu komunikacionog tima, odlučilo je zbog prisilno ubrzanog rasporeda izazvanog COVID-om da je vreme da digitalizuju svoju internu komunikaciju. U tom trenutku su se u partnerstvu sa Blue Colibri Tim. Mađarska kompanija, osnovana 2019. godine, razvila je softver za rešavanje korporativnih HR pitanja sa kojima su se, ako ne i ranije, gotovo sve kompanije nažalost suočile tokom pandemije.
Kako efikasno informisati plavo-kragnu / osoblje koje nije u kancelariji, u realnom vremenu? Možemo li da obezbedimo dvosmerni komunikaciju kako bismo zbližili menadžment i tim i poboljšali život u zajednici? Kako da se oprostimo od administracije zasnovane na papiru? Da li se procesi pre i ukrcavanja mogu pojednostaviti digitalnim rešenjima? Da li e-učenje može da učini trening efikasnijim?
Blue ColibriAplikaciju sada koristi preko 84.000 zaposlenih u zdravstvu, komercijali, građevinarstvu i još mnogo toga. Aplikacija, koja je prilagođena potrebama preduzeća, jednostavno se preuzima na mobilne telefone zaposlenih - ali im se može pristupiti i sa desktop i kompanijski kiosci - i oni dobijaju sve informacije i dokumenta koja su im potrebna sa svog radnog mesta u realnom vremenu, na jednoj platformi.
Barbara Balázsi je rekla da je Trans-Sped želeo da uvede novo digitalno rešenje u nekoliko faza, ali kada je udario krunski virus, proces je završen veoma brzo, za 1-2 nedelje.
"Naše kolege su shvatile važnost promene i počele da koriste aplikaciju, jer je to bio najbrži način da podelimo naša pravila i vesti o koronavirusu."
Zaposleni su bili ohrabreni da koriste aplikaciju kroz angažovanje menadžera. Novi učesnici su u još lakšoj poziciji, jer počinju da se upoznaju sa kompanijom tako što će dobiti pristup aplikaciji. Očekuje se da će uvođenje digitalnog ukrcavanja dodatno olakšati prelazak novih kolega na digitalnu platformu.
Na određenim posebnim lokacijama Trans-Speda i dalje se koriste neki tradicionalni oblici komunikacije (bilbordi, posteri) ali aplikacija kompanije je unutrašnju komunikaciju učinila lakšom i bržom. Pored toga, postala je pretraživa i uspeli su da uvedu i druge korisne funkcije (administraciju, interfejse zajednice, nagradne crteže), objasnila je Barbara Balázsi.
Nakon prelaska na sopstvenu kompaniju, prve pozitivne promene u Trans-Spedu bile su u oblasti administracije i protoka informacija, dok je količina papira koja se koristi počela da se smanjuje. Barbara Balázsi je istakla da aplikacija kompanije takođe olakšava dostizanje ciljanih grupa i segment sadržaja.
"Bez dodatnog posla možete da dođete do samo jednog biznisa ili jednog sajta, ali lako možete da proizvedete sadržaj samo za radnike ili rukovodioce sa belom ili plavom kragnom."
Pored protoka informacija, funkcija e-učenja se sve više koristi, ali će se koristiti i za obezbeđivanje obuke za nove učesnike, kao i za periodičnu obaveznu obuku i druge materijale za obuku u kući.
Zaposleni je vole, a sve više ljudi koristi aplikaciju. Razne organizacione jedinice su prepoznale potencijal aplikacije i već su zatražile pokretanje specijalnih modula. Barbara Balázsi je rekla da aplikaciju koriste i kolege da zatraže vizitkarte, kao i da proslede ideje i pitanja. Najpopularniji sadržaji su uvođenje novih učesnika, interni oglasi za preporuku, intervjui sa kolegama i poruke generalnog direktora.
A zahvaljujući digitalizaciji, došlo je i do velikog poboljšanja u životu zajednice. Zaposleni u Trans-Spedu postali su otvoreniji za zdrave stilove života, zahtevaju redovne sadržaje vezane za zdravlje i zainteresovani su za mogućnost zajedničkog ogoljenja sporta.
"U Programu davanja trans-sped zajednice, naše kolege bi mogle da predlože nevladine organizacije u svojoj oblasti da dobiju finansijsku podršku. Oni takođe učestvuju u dobrotvornim i dobrotvornim aktivnostima posle žalbi", objasnila je Barbara Balázsi, dodajući da "kao zajednica radimo zajedno na podršci lokalnim zajednicama u našoj oblasti".
