Višeslonost, zaposleni u plavoj i beloj kragni, osoblje magacina, oftalmolozi i menadžeri prodavnica – zaista složen izazov u internoj komunikaciji. Naša studija slučaja pokazuje kako je naš partner GrandVision uspešno implementiran u novi sistem i uključio svoje kolege sa više lokacija i pozicija u interne komunikacije kompanije.
GrandVision je mađarska podružnica EssilorLuxottica grupe kompanija, koja je aktivna na polju testiranja očiju i korekcije vida. Kompanija je takođe prisutna u Češkoj Republici i Slovačkoj, što čini ukupno 3 zemlje u kojima je aktivna. Većina zaposlenih su žene, sa prosečnom starošću od oko 37 godina. Ukupno 1150 ljudi zaposleno je u glavnoj kancelariji, centralnom skladištu u Budimpešti i otprilike 150 prodavnica širom zemlje. Od tog broja, oko 90 su bele kragne, 60 plavokosih i 850 (mešovitih u zavisnosti od položaja) kolega iz prodavnice.
- Dopiru do kolega na različitim lokacijama, od kojih mnogi nemaju svoje računare ili e-adrese.
- Pozabavite se potrebom za brzim, efikasnim protokom informacija (s obzirom na ograničene mogućnosti i mane internih mreža, Fejsbuka, oglasnih tabli i biltena).
- Ciljajte osetljive informacije (npr. rezime plata) pojedincima, i druge sadržaje ciljnim grupama i zajednicama.
GrandVision je već imao postojeće kanale komunikacije, ali su tražili platformu koja bi imala dodatnu korist od mogućnosti objavljivanja formalnog sadržaja. Takođe im se nije svidelo kako je postavljen njihov nedeljni bilten jer su mislili da to ne može da dopre do svih njihovih saradnika ili da će svi moći da mu pristupe. Pored toga, voleli bi da vide objavljeni ciljani sadržaj za određene grupe.
"Kolege u prodavnici imaju pristup deljenoj e-pošti, ali između operativnih zadataka nemaju obavezno vremena da sednu i prelia preko toga. Morali smo da se oslonimo na kolege menadžera prodavnice da prosledimo informacije svima na sastancima prodavnica. Zavisi od dubine pojedinca i situacije. Takođe su se oslanjali na lične podatke u skladištu", objasnila je Viktória Rácz, predstavljajući GrandVision.
Da biste se pozabavili gore navedenim, Blue Colibri Aplikacija je lansirana 2019. godine sa test timom od 50 ljudi. Bilo je potrebno vreme da naučite kako da koristite aplikaciju kako bi članovi test tima mogli samouvereno da je snalaze i predstavljaju. Tokom jednogodišnjeg test perioda, Blue Colibri tim je pružio veliku podršku, a novi GrandVision sistem, GrandApp, konačno je lansiran uživo 2020. godine.
Ključ njenog uspeha bila je činjenica da je menadžment u potpunosti zaostao za aplikacijom. Razumljivo, nisu svi saradnici pozdravili aplikaciju na isti način. Da bi se svi ukrcali na novi sistem i bili ubeđeni da će uspeti, bilo je neophodno da se odvezu kući do tačke da moraju da idu napred u pogledu alata i tehnologije.
"Prekretnica je bila u tome što su mnogi ljudi videli da je upis u šemu potpuno previše mitisifikovan, ali kada smo im pokazali taj pogled, to je to, postojalo je "aha!" iskustvo i tada je otpor pukao", - dodala je Viktória Rácz.
Jedna od najvećih prednosti Blue Colibri Aplikacija je ta koja se može prilagoditi. Ne samo boje, boje pozadine ili formulacija, već i funkcije (šta je veće vrednosti za preduzeće, šta se ne koristi itd.). Fleksibilnost i mobilnost su takođe važni, pa naime, ono što se ne može koristiti prilikom početnog lansiranja može se aktivirati kasnije.
"Bilo je uzbudljivo videti koliko je novih dešavanja dodato aplikaciji poslednjih godina, i sjajno je videti da je ono što smo tražili u 2019. godini kao poboljšanje kao i stvari koje su nam nedostajale (npr. filtriranje dokumenata) sve priznato i rešeno. Možemo samo da preporučimo rad sa Blue Colibri, sama platforma, i tim koji stoji iza nje. Oni oslušku potrebe kupaca i reaguju najbolje što mogu i kapacitete. Podrška vam se vraća u roku od pola sata, što je zaista sjajno!" - Viktória Rácz je obrazložila.
- To je bila važna prekretnica za GrandVision kada je, posle nekoliko meseci, intranet konačno isključen. Dokumenti kolega iz prodavnice kao i novi dokumenti premešteni su na GrandApp.
- Pridobijanje maloprodajnih kolega značilo je pridobijanje većine njihove radne snage. Nakon toga, korišćenje aplikacije postalo je neizbežno.
- Ciljano deljenje sadržaja je primenjeno i predstavljeno je u transparentnoj strukturi.
- Uz aplikaciju su pokrenute razne angažovane aktivnosti i izazovi kretanja.
- Tu je i gamifikovano obrazovanje, koje je takođe dostupno samo iz aplikacije, a čak može da dosegne i ciljne grupe (npr. ispitivače očiju) koje su inače manje verovatno da će koristiti platformu.
Danas svako ima nalog sa GrandVision-om, pa je na ljudima da odluče da li će sesti ispred računara kompanije i pomerati se kroz nekoliko nedelja dopisivanja, koje nije ni približno tako providno kao aplikacija, niti da dobiju informacije iz prve ruke.
Interna komunikacija je postala bolja, što se ogleda u GrandVision-ovoj godišnjoj metrici angažovanja (ne samo zbog GrandApp-a, već se platforma često pominje u povratnim informacijama zaposlenih). Aplikacija je takođe uticala na zajednicu, sa stvarima kao što su izazov kretanja, gamifikovano obrazovanje i slično.
